Zakres użytkowy dokumentu elektronicznego

Zakres użytkowy dokumentu elektronicznego - dane zawarte w dokumencie elektronicznym niezbędne do załatwienia określonego rodzaju spraw za pośrednictwem usługi udostępnionej na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym. (Dz.U.2005.64.565).

Istotą takiego pojmowania zakresu użytkowego dokumentu elektronicznego jest spełnienie potrzeby zapewnienia urzędnikowi wszelkich niezbędnych informacji, wymaganych przez prawo do rozpatrzenia danej sprawy. Należy zauważyć, że z uwagi na brak bezpośredniego kontaktu pomiędzy interesantem a urzędnikiem (dokument elektroniczny może być przedkładany zdalnie, również w dni ustawowo wolne od pracy), zakres dostarczanych informacji musi być kompletny, aby nie wstrzymywać procedury załatwiania sprawy. Jeśli dokument elektroniczny sporządzany jest na podstawie wzoru opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów dokumentów Elektronicznych, wtedy istnieje możliwość "wymuszenia" kompletności danych, a także, w pewnym zakresie, formalnej poprawności wprowadzanych danych. Jednak w wielu przypadkach pisma wysyłane do urzędów są pismami opartymi o wzór pisma ogólnego, w którym treść jest dowolnie tworzona przez interesanta. W takim przypadku może dojść do sytuacji, w której wprawdzie wszystkie znaki pisma są czytelne, bo zapewnia to sam fakt użycia klawiatury komputera zamiast pisma odręcznego, ale sformułowane zdania mogą być merytorycznie niezrozumiałe. Z tego powodu - w przypadkach załatwiania spraw, co do których przepisy wyraźnie określają zakres niezbędnych danych, organ właściwy powinien zapewnić wykorzystywanie elektronicznych formularzy zapewniających kompletność i formalną poprawność pozyskiwanych danych.