Zakres użytkowy dokumentu elektronicznego

Z e-Podrecznik
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania

Zakres użytkowy dokumentu elektronicznego - dane zawarte w dokumencie elektronicznym niezbędne do załatwienia określonego rodzaju spraw za pośrednictwem usługi udostępnionej na ePUAP lub w innym systemie teleinformatycznym. (Dz.U.2021.2070 j.t.). Projekt: Powszechne e-usługi administracji publicznej na platformie ePUAP

Istotą takiego pojmowania zakresu użytkowego dokumentu elektronicznego jest spełnienie potrzeby zapewnienia urzędnikowi wszelkich niezbędnych informacji, wymaganych przez prawo do rozpatrzenia danej sprawy. Należy zauważyć, że z uwagi na brak bezpośredniego kontaktu pomiędzy interesantem a urzędnikiem (dokument elektroniczny może być przedkładany zdalnie, również w dni ustawowo wolne od pracy), zakres dostarczanych informacji musi być kompletny, aby nie wstrzymywać procedury załatwiania sprawy. Jeśli dokument elektroniczny sporządzany jest na podstawie wzoru opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów dokumentów Elektronicznych, wtedy istnieje możliwość "wymuszenia" kompletności danych, a także, w pewnym zakresie, formalnej poprawności wprowadzanych danych. Jednak w wielu przypadkach pisma wysyłane do urzędów są pismami opartymi o wzór pisma ogólnego, w którym treść jest dowolnie tworzona przez interesanta. W takim przypadku może dojść do sytuacji, w której wprawdzie wszystkie znaki pisma są czytelne, bo zapewnia to sam fakt użycia klawiatury komputera zamiast pisma odręcznego, ale sformułowane zdania mogą być merytorycznie niezrozumiałe. Z tego powodu - w przypadkach załatwiania spraw, co do których przepisy wyraźnie określają zakres niezbędnych danych, organ właściwy powinien zapewnić wykorzystywanie elektronicznych formularzy zapewniających kompletność i formalną poprawność pozyskiwanych danych.