System EZD
- System EZD
- uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD; (Dz.U.2011.14.67)
Elektroniczna administracja posługuje się głównie dokumentami elektronicznymi. Dokumenty tworzone wewnątrz podmiotu (wewnętrzne) mogą być od razu tworzone w postaci elektronicznej jako naturalne dokumenty elektroniczne, w takiej postaci rejestrowane, przetwarzane, przechowywane, podpisywane i wysyłane. Jeśli jednak interesant (usługobiorca) zażąda odpowiedzi na papierze, wtedy dokument musi być wydrukowany i podpisany przez upoważnioną do tego osobę. Oczywiście dokumenty zarejestrowane w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami pozostają w nim, mimo wysyłki. Należy pamiętać, że system EZD stanowi jednocześnie archiwum zakładowe.
Połączenie systemu EZD z ePUAP umożliwia bezpośrednie pobieranie dokumentów wpływających do elektronicznej skrzynki podawczej podmiotu. System EZD umożliwia wykonanie wszelkich podstawowych czynności w odniesieniu do dokumentu elektronicznego (utworzenie dokumentu, opisanie go metadanymi), ale przekazywanie go dalej zgodnie z procedurą – do kolejnych pracowników. Na każdym etapie możliwe jest wygenerowanie karty obiegu dokumentu – chronologicznego zapisu wszystkich czynności, jakie w odniesieniu do danego dokumentu zostały wykonane, oraz komentarzy dopisywanych przez pracowników. System przechowuje i w prosty sposób udostępnia wszystkie kolejne wersje dokumentu wraz z informacją kto (imię i nazwisko pracownika) i kiedy (czas w formacie rrrr-mm-dd gg:mm:ss) daną wersję utworzył. Zapewnia to dowodowość postępowania.
Wszystkie wpisy w karcie obiegu dokumentu tworzone są automatycznie przez system, co jest doskonałą pomocą przy optymalizacji procedury załatwiania sprawy, szczególnie, że rejestr zdarzeń można wyeksportować do pliku w formacie .xls czy .csv (i innych). Można przeanalizować całą drogę pisma – i „wyprostować” (skrócić drogę) pism tego samego rodzaju w przyszłości.
Ponieważ system EZD umożliwia wykonywanie tych wszystkich czynności w odniesieniu do dokumentów elektronicznych, jakie wykonuje się w odniesieniu do dokumentów papierowych, ale pozwala to zrobić szybciej, lepiej i taniej (wraz z automatycznym dokumentowaniem), co do zasady nie należy prowadzić równolegle systemów zarządzania dokumentami papierowymi i elektronicznymi. Jeśli kierownik podmiotu podjął decyzję o wprowadzeniu systemu EZD, należy nim zastąpić dotychczasowy system zarządzania dokumentami papierowymi (tzw. papierowy obieg dokumentów).
