Skład chronologiczny

Z e-Podrecznik
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania
Ep 2 str06.png

Skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD; (Dz.U.2011.14.67)


Dokumenty papierowe wpływające do podmiotu nie powinny go „zaśmiecać”. Pracownicy kancelarii, po wprowadzeniu treści papierowego dokumentu do systemu EZD (poprzez skanowanie i zarejestrowanie skanu w systemie EZD) umieszczają dokumenty papierowe w składzie chronologicznym. Wszelkie dalsze czynności związane np. z tworzeniem odpowiedzi na pismo wpływające wykonywane są już całkowicie w EZD – łącznie z przekazywaniem do podpisu i wysyłką.

Jeśli pismo ma być wysłane w postaci papierowej, wykonuje się wydruk kompletnego i podpisanego elektronicznie pisma z EZD i po opatrzeniu go własnoręcznym podpisem przez osobę upoważnioną wysyła do adresata. Każdy dokument zarejestrowany w EZD oznakowany jest unikatowym numerem pisma (UNP). Numer ten jest jednoznacznym identyfikatorem pisma (a także ewentualnych załączników do niego) w systemie. Należy zaznaczyć, że w sytuacjach, w których jest potrzebne np. wydanie wiarygodnej, źródłowej kopii pisma, numer UNP jest bardzo przydatny, gdyż pozwala natychmiast odnaleźć poszukiwane pismo. Wszystkie kopie oryginalnego dokumentu źródłowego będą identyczne. Dokumenty przechowywane w składzie chronologicznym są oryginałami pism przychodzących - ale dzięki takiemu ich przechowywaniu nie ulegają rozproszeniu i zagubieniu.

Przejdź dalej ->