Postać nieelektroniczna (papierowa, inna)
Interesanci mogą dostarczać dokumenty w postaci papierowej lub elektronicznej (wybór należy do interesanta) – konwersja dokumentu z postaci papierowej do elektronicznej należy do kancelarii.
Arkusz nieznormalizowany
Dokumenty (mapy, rysunki, plany, plakaty) dostarczone w formatach nietypowych, niedających się wprowadzić do EZD, przekazuje się właściwym w sprawie pracownikom, natomiast w kancelarii w EZD wprowadza się jedynie informację o miejscu przekazania dokumentu.
Arkusz znormalizowany
Przesyłane dokumenty z reguły tworzone są w formacie A4 (znacznie rzadziej A5 lub A3) i konwersja tych dokumentów do postaci elektronicznej w celu wprowadzenia do EZD nie stwarza trudności. W podmiocie, w którym stosowany jest system EZD, przedłożony dokument papierowy powinien zostać cyfrowo odwzorowany (zeskanowany), a jego treść wprowadzona do EZD, natomiast sam dokument papierowy powinien być umieszczony w składzie chronologicznym.
