Poprawność formalna, merytoryczna, kompletność załączników (kontrola przez człowieka)
Spis treści
Bez braków formalnych
Dokument bez braków formalnych może być przyjęty przez pracownika kancelarii lub Biura Obsługi interesanta, jeśli ma wszystkie niezbędne elementy takie jak data i miejsce utworzenia, treść główną, podpis, niezbędne załączniki, dowody opłat – jeśli wymagane itd.
Poprawność merytoryczna
Kontrola merytorycznej poprawności składanych dokumentów dokonywana jest bezpośrednio przez pracowników Biura Obsługi Interesanta lub – jeśli taka jest organizacja instytucji usługodawcy - przez pracowników merytorycznych, którzy będą daną sprawę załatwiać. Mogą oni – mając bezpośredni kontakt z interesantem, wyjaśnić ewentualne braki i pomyłki. Nie jest to jednak metoda rekomendowana – jako uciążliwa dla usługobiorców i pracowników usługodawcy (dezorganizacja czasu pracy, poprawianie ciągle tych samych błędów, wynikających z nieczytelności czy niezrozumienia formularzy przez interesantów).
Kompletność załączników
Załączniki do pism są także dokumentami. W związku z powyższym dotyczą ich takie same reguły, jakie stosuje się w odniesieniu do dokumentów głównych (kompletność, czytelność) – z drobną różnicą: załącznik powinien w swojej treści mieć odniesienie do dokumentu, którego dotyczy – lub powinien być odrębnie opisany metadanymi tak, by związek z dokumentem głównym był jednoznaczny. Załączniki stanowią uzupełnienie dokumentu głównego, który w szczególności, w dobrze zdefiniowanych sprawach może być jedynie pismem przewodnim, kompletnym informacyjnie (określony nadawca, odbiorca, data i miejsce wytworzenia dokumentu) i zawierającym informację o liczbie i rodzaju przekazywanych załączników. Dokument główny powinien być podpisany, załączniki wymagające podpisu również.
