Poprawność formalna, merytoryczna, kompletność załączników (kontrola przez człowieka)

Z e-Podrecznik
Wersja z dnia 13:00, 21 maj 2015 autorstwa Wikitest (dyskusja | edycje)

(różn.) ← poprzednia wersja | przejdź do aktualnej wersji (różn.) | następna wersja → (różn.)
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania
Kontrola przez człowieka

Bez braków formalnych

Dokument bez braków formalnych może być przyjęty przez pracownika kancelarii lub Biura Obsługi interesanta, jeśli ma wszystkie niezbędne elementy takie jak data i miejsce utworzenia, treść główną, podpis, niezbędne załączniki, dowody opłat – jeśli wymagane itd.

Poprawność merytoryczna

Kontrola merytorycznej poprawności składanych dokumentów dokonywana jest bezpośrednio przez pracowników Biura Obsługi Interesanta lub – jeśli taka jest organizacja instytucji usługodawcy - przez pracowników merytorycznych, którzy będą daną sprawę załatwiać. Mogą oni – mając bezpośredni kontakt z interesantem, wyjaśnić ewentualne braki i pomyłki. Nie jest to jednak metoda rekomendowana – jako uciążliwa dla usługobiorców i pracowników usługodawcy (dezorganizacja czasu pracy, poprawianie ciągle tych samych błędów, wynikających z nieczytelności czy niezrozumienia formularzy przez interesantów).

Kompletność załączników

Załączniki do pism są także dokumentami. W związku z powyższym dotyczą ich takie same reguły, jakie stosuje się w odniesieniu do dokumentów głównych (kompletność, czytelność) – z drobną różnicą: załącznik powinien w swojej treści mieć odniesienie do dokumentu, którego dotyczy – lub powinien być odrębnie opisany metadanymi tak, by związek z dokumentem głównym był jednoznaczny. Załączniki stanowią uzupełnienie dokumentu głównego, który w szczególności, w dobrze zdefiniowanych sprawach może być jedynie pismem przewodnim, kompletnym informacyjnie (określony nadawca, odbiorca, data i miejsce wytworzenia dokumentu) i zawierającym informację o liczbie i rodzaju przekazywanych załączników. Dokument główny powinien być podpisany, załączniki wymagające podpisu również.

Przejdź dalej ->