Poprawność formalna, merytoryczna, kompletność załączników (kontrola automatyczna)
Spis treści
Bez braków formalnych
Dokument bez braków formalnych może być przyjęty przez system, jednak nie zawsze można wyeliminować błędy merytoryczne. Zdarzają się one w systemach, w których np. przy podawaniu danych osobowych istnieje możliwość błędnego wpisania imienia i nazwiska (odwrotnie – imię w polu nazwiska, nazwisko w polu imienia) lub błędy podobnego rodzaju, np. nazwa ulicy lub miejscowości w różnych wersjach. Jeśli istnieje możliwość wpisania danych dowolnych, a systemowi przyjmującemu dokument z danymi to „nie przeszkadza”, należy podważyć sens ich gromadzenia – szczególnie, jeśli chodzi o gromadzenie danych osobowych.
Poprawność merytoryczna
Kontrola automatyczna merytorycznej poprawności dokumentów (a raczej jest to wspomaganie usługobiorcy) możliwa jest w sytuacji, gdy poszczególne pola danych mogą być wypełniane na podstawie danych w słownikach – i to danych wzajemnie ze sobą powiązanych). Przykładem może być wypełnianie pól miejscowości i ulic w oparciu o słownik TERYT wykorzystywany w ePUAP. Jeśli usługobiorca wypełnia formularz poprawnie (czyli w logicznie zaproponowanej kolejności pól – to już poprawne wpisanie miejscowości powoduje automatyczne wypełnienie pól, które mogą być przez system wypełnione). Zasadą jest, że należy oczekiwać na reakcję systemu i pozwolić mu na podpowiadanie wartości właściwych – albo ostatecznych, albo opcjonalnych – do doszczegółowienia z wyświetlonej listy.
Kompletność załączników
Załączniki do pism są także dokumentami. W związku z powyższym dotyczą ich takie same reguły, jakie stosuje się w odniesieniu do dokumentów głównych – z drobną różnicą: załącznik powinien w swojej treści mieć odniesienie do dokumentu, którego dotyczy – lub powinien być odrębnie opisany metadanymi tak, by związek z dokumentem głównym był jednoznaczny. Załączniki stanowią uzupełnienie dokumentu głównego, który w szczególności, w dobrze zdefiniowanych sprawach może być jedynie pismem przewodnim, kompletnym informacyjnie (określony nadawca, odbiorca, data i miejsce wytworzenia dokumentu) i zawierającym informację o liczbie i rodzaju przekazywanych załączników. Dokument główny powinien być podpisany. W przypadku dokumentów składanych za pośrednictwem ePUAP lista załączników tworzona jest automatycznie przez system – i znajdują się one w kontenerze głównym – nie mogą ulec odłączeniu czy zagubieniu. Podpisanie dokumentu głównego jest równoznaczne z podpisaniem wszystkich załączników.
