Poprawność formalna, merytoryczna, kompletność załączników (kontrola automatyczna)

Z e-Podrecznik
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania
Ep 4 str26.png

Bez braków formalnych

Dokument bez braków formalnych może być przyjęty przez system, jednak nie zawsze można wyeliminować błędy merytoryczne. Zdarzają się one w systemach, w których np. przy podawaniu danych osobowych istnieje możliwość błędnego wpisania imienia i nazwiska (odwrotnie – imię w polu nazwiska, nazwisko w polu imienia) lub błędy podobnego rodzaju, np. nazwa ulicy lub miejscowości w różnych wersjach. Jeśli istnieje możliwość wpisania danych dowolnych, a systemowi przyjmującemu dokument z danymi to „nie przeszkadza”, należy podważyć sens ich gromadzenia – szczególnie, jeśli chodzi o gromadzenie danych osobowych.

Poprawność merytoryczna

Kontrola automatyczna merytorycznej poprawności dokumentów (a raczej jest to wspomaganie usługobiorcy) możliwa jest w sytuacji, gdy poszczególne pola danych mogą być wypełniane na podstawie danych w słownikach – i to danych wzajemnie ze sobą powiązanych). Przykładem może być wypełnianie pól miejscowości i ulic w oparciu o słownik TERYT wykorzystywany w ePUAP. Jeśli usługobiorca wypełnia formularz poprawnie (czyli w logicznie zaproponowanej kolejności pól – to już poprawne wpisanie miejscowości powoduje automatyczne wypełnienie pól, które mogą być przez system wypełnione). Zasadą jest, że należy oczekiwać na reakcję systemu i pozwolić mu na podpowiadanie wartości właściwych – albo ostatecznych, albo opcjonalnych – do doszczegółowienia z wyświetlonej listy.

Kompletność załączników

Załączniki do pism są także dokumentami. W związku z powyższym dotyczą ich takie same reguły, jakie stosuje się w odniesieniu do dokumentów głównych – z drobną różnicą: załącznik powinien w swojej treści mieć odniesienie do dokumentu, którego dotyczy – lub powinien być odrębnie opisany metadanymi tak, by związek z dokumentem głównym był jednoznaczny. Załączniki stanowią uzupełnienie dokumentu głównego, który w szczególności, w dobrze zdefiniowanych sprawach może być jedynie pismem przewodnim, kompletnym informacyjnie (określony nadawca, odbiorca, data i miejsce wytworzenia dokumentu) i zawierającym informację o liczbie i rodzaju przekazywanych załączników. Dokument główny powinien być podpisany. W przypadku dokumentów składanych za pośrednictwem ePUAP lista załączników tworzona jest automatycznie przez system – i znajdują się one w kontenerze głównym – nie mogą ulec odłączeniu czy zagubieniu. Podpisanie dokumentu głównego jest równoznaczne z podpisaniem wszystkich załączników.

Przejdź dalej ->