Podpis złożony zaocznie
Dokumenty podpisane „zaocznie” są wprawdzie dokumentami o mniejszej wiarygodności, jednak pragmatyka i poziom bezpieczeństwa adekwatny do wagi sprawy pozwala przyjmować dokumenty przesłane pocztą. W dokumentach tych znajduje się adres i kontakt do interesanta – więc w przypadku wątpliwości co do autentyczności podpisu można wezwać interesanta do złożenia podpisu w obecności urzędnika.
Możliwość weryfikacji lub uzupełnienia
W przypadku wątpliwości co do autentyczności podpisu stosowane mogą być inne środki – np. telefon do osoby, której podpis widnieje pod treścią dokumentu z prośbą o potwierdzenie tego faktu.
Brak możliwości weryfikacji
W przypadku braku możliwości potwierdzenia wiarygodności dokumentu powinien być on traktowany jako obciążony wadą w postaci braku podpisu. Należy jednak ważyć stopień zagrożenia oraz wagę sprawy – kwestionowanie autentyczności każdego podpisu na dokumencie przesłanym pocztą jest zdecydowanie nieuzasadnione, szczególnie, gdy to urząd wysyła pocztą dokumenty do interesanta i uzyskuje je zwrotnie opatrzone podpisem.
