Poczta elektroniczna

Z e-Podrecznik
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania
Poczta elektroniczna
Ep 4 str18a.png

Trzecim powszechnie używanym środkiem komunikacji jest poczta elektroniczna. Jest prosta w użyciu i stanowi analogię zwykłej poczty papierowej, w której nie potwierdza się faktu otrzymania przesyłek. Jej wadą jest to, że nie zapewnia dowodu dostarczenia przesyłki, a także nie zapewnia uzyskania dokumentów strukturalnych (w formacie xml) w sposób naturalny. Oczywiście, można w innych aplikacjach dokumenty takie wytworzyć i pocztą elektroniczną przesłać, jednak odbiorca może mieć różnego rodzaju trudności z ich odczytaniem. Nie daje także odbiorcy żadnej pewności co do tożsamości nadawcy. Z uwagi na konieczność zachowania dowodów co do przebiegu załatwiania sprawy, dotrzymywania terminów, poczty elektronicznej nie można rekomendować mimo iż jest ona jak najbardziej legalnym i użytecznym środkiem komunikacji. Należy też pamiętać, że w przypadku stosowania poczty elektronicznej nie można mieć 100% pewności dotarcia przesyłki do adresata, gdyż przesyłki przechodząc przez różne serwery pocztowe narażone są też na różnego rodzaju zagrożenia. Dokumenty przesyłane jako załączniki pocztą elektroniczną muszą być podpisane podpisem kwalifikowanym, gdyż w innym przypadku nie są dokumentami wiarygodnymi. Jeśli zostaną przyjęte w urzędzie, usługobiorca musi być wezwany do uzupełnienia braków formalnych w postaci własnoręcznego podpisu, chyba że odbiorca uzyska tę pewność w inny sposób.

Jak wspomniano, pracownik urzędu musi mieć pewność co do tożsamości osoby przesyłającej dokument (nie chodzi tu o osobę fizycznie dokonującej wysyłki, ale osoby, która ów dokument podpisała). Ponieważ nazwy kont e-mailowych często nie odzwierciedlają imienia i nazwiska nadawcy, a ten z kolei niekiedy w treści e-maila podpisuje się samym imieniem, lub inicjałami, a nawet wysyła e-mail anonimowo, więc przesyłka taka (załącznik do e-maila) nie spełnia podstawowych warunków uznania jej za dokument. W sytuacjach wcześniej uzgodnionych, gdy usługobiorca np. w wiarygodny sposób poda swój adres elektroniczny, wymiana korespondencji tą drogą jest oczywiście dopuszczalna z zastrzeżeniem, że odbiór przesyłek będzie potwierdzany. Należy w końcu pamiętać, że niepodpisany elektronicznie plik mimo iż legalnie, zgodnie z prawem, jest „dokumentem”, jest słaby dowodowo – i jest to wystarczający powód, by przyglądać mu się ze szczególną ostrożnością i zadbać o jego uwierzytelnienie w jakikolwiek inny sposób.

Przejdź dalej ->