Kancelaria

Z e-Podrecznik
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania
Kancelaria

Kancelaria - komórka organizacyjna podmiotu powołana wyłącznie do pełnienia czynności aktotwórczych formalnych - związanych z przyjęciem i rejestracją pism wpływających, przechowywaniem dokumentacji niezbędnej do bieżącego funkcjonowania instytucji, prowadzeniem akt spraw i ekspedycją pism na zewnątrz; również pomieszczenie biurowe przeznaczone dla kancelarii w znaczeniu komórki organizacyjnej, czyli fizyczne miejsce wykonywania czynności kancelaryjnych. (Dz.U.2011.14.67).

Rozważając funkcje kancelarii w e-administracji należy podkreślić, że stanowi ona całościowy, kompleksowy interfejs między podmiotem będącym usługodawcą, a otoczeniem. Oznacza to, że powinna ona przyjmować i wysyłać wszelkie przesyłki wraz z dokonywaniem ich konwersji z postaci papierowej na elektroniczną i odwrotnie. Pracownicy merytoryczni – w zależności od organizacji wewnętrznej usługodawcy powinni otrzymywać dokumenty w formie i postaci właściwej dla danej sprawy i charakteru czynności. Pracownicy kancelarii nie załatwiają spraw bezpośrednio a jedynie dbają o to, by do pracowników merytorycznych trafiały dokumenty wpływające opisane właściwymi, niezbędnymi metadanymi. Dokumenty papierowe oraz dostarczane na informatycznych nośnikach danych dokumenty elektroniczne – po wprowadzeniu ich do systemu EZD pozostają w składzie chronologicznym.

Schematycznie miejsce kancelarii w strukturze podmiotu realizującego zadania publiczne przedstawić można na poniższym rysunku:

"Miejsce kancelarii w strukturze podmiotu realizującego zadania publiczne"
Miejsce kancelarii w strukturze podmiotu realizującego zadania publiczne.


Na rysunku szare pola (kolumna [2]) oznaczają „interfejs” usługodawcy – miejsca wejścia/wyjścia danych i dokumentów. W kolumnie [1] pokazane są różne możliwości przekazywania informacji i dokumentów – zarówno jednostronne (np. zamieszczanie informacji publicznej w BIP czy innych informacji (promocja, aktualności, komunikaty) na podmiotowej stronie WWW, jak i dwustronne – przesyłki papierowe, elektroniczne. Przyjmowane dokumenty w postaci papierowej lub elektronicznej właściwym kanałem trafiają do pracowników merytorycznych (kolumna [4]), którzy zajmują się załatwianiem spraw. Dzięki „interfejsowi” przedstawionemu w kolumnie [2] bezpośredni kontakt z interesantami nie dezorganizuje urzędnikom pracy.

Przejdź dalej->