Jednoznaczność, czytelność

Jedną z wad dokumentów papierowych może być wada nieczytelności i niejednoznaczności znaków wpisanych ręcznie, mających być uzupełnieniem dokumentu wstępnie utworzonego w edytorze i później wydrukowanego. Przyczyną może być zbyt mało miejsca pozostawionego na ręczne dopiski lub charakter pisma osoby dokonującej uzupełnień. Najczęściej brak czytelności i jednoznaczności dotyczy dat oraz znaków pisma (numeru kancelaryjnego) a także podpisów. Jest to z reguły wynik organizacji pracy w otoczeniu „elektronicznie niepiśmiennej" osoby uprawnionej do podpisywania dokumentów – nie wiadomo czy- i kiedy dokument zostanie podpisany, ani jaki numer będzie miało pismo w konkretnej sprawie. Niejednoznaczność i nieczytelność dotyczy także skanów i kserokopii papierowych dokumentów zawierających treści drukowane na oryginale zbyt drobną czcionką.