Format niezgodny z KRI: Różnice pomiędzy wersjami

Z e-Podrecznik
Skocz do: nawigacji, wyszukiwania
Linia 4: Linia 4:
 
[[Category:e-usługa]]
 
[[Category:e-usługa]]
 
[[Plik:Slajd17.PNG|frame|alt="Format niezgodny z KRI"|link=|Format niezgodny z KRI]]
 
[[Plik:Slajd17.PNG|frame|alt="Format niezgodny z KRI"|link=|Format niezgodny z KRI]]
[[Plik:ep3_str16.png|right|alt="Format niezgodny z KRI"|link=|Format niezgodny z KRI|link=]]
+
 
 
W celu umożliwienia pracownikom usługodawcy odczytywania przekazywanych przez usługobiorców dokumentów elektronicznych (lub danych) dokonano wyboru pewnych ogólnoświatowych (de facto) standardów.  Może się jednak zdarzyć, że dokumenty wpływające do urzędu będą miały format niezgodny z rozporządzeniem w sprawie KRI. Dokumenty tego samego typu (np. tekstowe, arkusze kalkulacyjne, archiwa) – mogą mieć różne [[format|formaty]]. Dopuszczalne formaty podane są w kolumnie 2 załącznika nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie KRI.
 
W celu umożliwienia pracownikom usługodawcy odczytywania przekazywanych przez usługobiorców dokumentów elektronicznych (lub danych) dokonano wyboru pewnych ogólnoświatowych (de facto) standardów.  Może się jednak zdarzyć, że dokumenty wpływające do urzędu będą miały format niezgodny z rozporządzeniem w sprawie KRI. Dokumenty tego samego typu (np. tekstowe, arkusze kalkulacyjne, archiwa) – mogą mieć różne [[format|formaty]]. Dopuszczalne formaty podane są w kolumnie 2 załącznika nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie KRI.
  

Wersja z 15:18, 3 cze 2015

"Format niezgodny z KRI"
Format niezgodny z KRI

W celu umożliwienia pracownikom usługodawcy odczytywania przekazywanych przez usługobiorców dokumentów elektronicznych (lub danych) dokonano wyboru pewnych ogólnoświatowych (de facto) standardów. Może się jednak zdarzyć, że dokumenty wpływające do urzędu będą miały format niezgodny z rozporządzeniem w sprawie KRI. Dokumenty tego samego typu (np. tekstowe, arkusze kalkulacyjne, archiwa) – mogą mieć różne formaty. Dopuszczalne formaty podane są w kolumnie 2 załącznika nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie KRI.

Dzisiejszy poziom zaawansowania technologii informatycznych powoduje, że najczęstszą czynnością użytkownika komputera jest klikanie, bez wcześniejszego dociekania, jaka będzie reakcja systemu na to kliknięcie. Coraz łatwiejsze korzystanie z komputerów powoduje, że użytkownicy coraz mniej wiedzą o tym, jak działają systemy informatyczne, jaką budowę mają pliki komputerowe, jaką rolę pełnią tzw. rozszerzenia nazw plików. Zdarza się, że tzw. rozszerzenie pliku (znaki od ostatniej kropki w prawo w nazwie pliku) nie jest systemowi znane. Użytkownicy często wyłączają widoczność rozszerzenia pliku – a tym samym odbierają sobie możliwość szybszego dotarcia do istoty problemów. Rzecz w tym, że dokumenty tworzone w edytorach tekstu mają obecnie najczęściej rozszerzenia .docx, .doc, .rtf, .odt, dość już rzadko .txt. Są jednak również pliki arkuszy kalkulacyjnych (rozszerzenia .xls, .xlsx, .ods) i inne pliki, które mogą wpłynąć do urzędu – i powinny móc być odczytane. Sprawa jednak się komplikuje, kiedy zostaną one podpisane elektronicznymi podpisami otaczającymi. Rozszerzenia zmienią się wtedy na .xades lub na .xml. Jeśli osoba otrzymująca taki plik nie posiada programu do weryfikacji podpisu – nie będzie mogła nie tylko zweryfikować podpisu, ale nawet zapoznać się z zawartością pliku.

Jak z powyższego wynika, pracownik administracji powinien umieć ustalić (rozpoznać) rozszerzenie pliku – by wiedzieć, czy ma do czynienia z plikiem odczytywalnym (o strukturze wskazywanej przez rozszerzenie wymienione w rozp. w sprawie KRI), czy z jakimś „egzotycznym” formatem, nieodczytywalnym bez instalacji szczególnego oprogramowania.

Przede wszystkim należy zatem zadbać o widoczność rozszerzeń wszystkich typów plików. Uzyskać to można klikając w Eksploratorze Windows w menu „Organizuj”, następnie kolejno „Opcje folderów i wyszukiwania”, zakładka „Widok”, następnie w „Ustawieniach zaawansowanych” należy usunąć zaznaczenie z checkboxu obok „Ukryj rozszerzenia znanych plików”, by zawsze widzieć rozszerzenia – i móc stwierdzić bezpośrednio, czy badany plik powinien być otwarty (odczytany), czy nie.

"Otwarcie eksploratora Windows"
Otwarcie Eksploratora Windows.

Jeśli już zidentyfikujemy rozszerzenie pliku i stwierdzimy, że nie jest nam znane, sprawdzamy w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie KRI, czy jest to rozszerzenie pliku, który powinniśmy móc odczytać. Jeśli tak, zwracamy się w sposób przyjęty w danym podmiocie o zainstalowanie na używanym przez nas komputerze aplikacji, za pomocą której powinniśmy móc otwierać pliki określonego formatu. Np. zdarza się, że urzędnik otrzyma pocztą elektroniczną spakowany plik archiwum o rozszerzeniu .rar. W wykazie podanym z załączniku nr 2 do rozporządzenia RM w sprawie KRI nie ma takiego rozszerzenia, ale jest np. 7Z.

"Ustawienie widoczności rozszerzeń plików w systemie Windows"
Ustawienie widoczności rozszerzeń plików.

Warto wiedzieć, że program 7-Zip, który można pobrać ze strony www.7-zip.org otwiera nie tylko archiwa w formacie 7z, ale także w formatach XZ, ZIP, GZIP, BZIP2, TAR, WIM, LZMA, RAR, CAB, ARJ, Z, CPIO, RPM, DEB, LZH, SPLIT, CHM, ISO, UDF, COMPOUND, DMG, XAR, HFS, NSIS, NTFS, FAT, VHD, MBR, SquashFS, CramFS. Innymi słowy, chociaż pracownik administracji miałby prawo odesłać (nie przyjąć) pliku z rozszerzeniem innym niż wyszczególnione w rozporządzeniu RM w sprawie KRI, może posłużyć się wspomnianym programem do rozpakowania przesłanego pliku archiwum – i dalej postępować zgodnie z procedurą przewidzianą dla danej sprawy. Rozpakowanie pliku (wyodrębnienie plików zawartych w archiwum) jest czynnością czysto techniczną, a nie prawną. Wspomniany program powinien być standardowym wyposażeniem każdej stacji roboczej, gdyż pakowanie wielu plików do jednego archiwum jest przydatne chociażby przy wysyłce pocztą elektroniczną lub przekazywaniu za pośrednictwem ePUAP.

Przejdź dalej ->