Forma
Forma - sposób wyrażenia i przekazu informacji pismem, obrazem, dźwiękiem lub ich kombinacją.
Uwaga - sposobu wyrażenia informacji nie należy mylić z formą czynności prawnych w rozumieniu Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2024 poz. 1061)
„Formę” należy rozumieć jako sposób wyrażenia informacji – tekstem, grafiką, dźwiękiem (lub ich kombinacją). Zauważmy, że o ile w świecie „namacalnym”, który postrzegamy zmysłami wzroku, dotyku (osoby niewidzące) czy słuchu, formę pisemną realizujemy najczęściej poprzez pisanie tekstu (słowami, cyframi - a więc zdecydowanie lepiej oddające istotę rzeczy byłoby określenie „forma tekstowa”). Podobnie grafikę (zdjęcia, rysunki, schematy, diagramy, wykresy, mapy itd.) stosujemy do przekazu takiej informacji, której przekazanie słowami byłoby nieprecyzyjne, nieoddające istoty rzeczy lub wręcz niemożliwe, czyli bezcelowe. Jak bowiem słowami precyzyjnie wyrazić podobiznę twarzy umieszczaną np. w dowodzie tożsamości, albo opis części jakiejś maszyny czy plan miasta?
Niestety – i jest to jedna ze słabości nienadążającego za rozwojem techniki prawa, w rozumieniu np. Kodeksu cywilnego forma pisemna kojarzona jest bardzo wąsko - z pismem rozumianym jako litery i cyfry - i to na papierze, w połączeniu ze złożeniem własnoręcznego podpisu pod treścią dokumentu, będącego np. oświadczeniem woli, a nie w znaczeniu utrwalonej informacji, która, jak już wspomniano, może być zapisana za pomocą sekwencji zer i jedynek (binarnie) bez względu na to, czy jest zapisem tekstu, obrazu czy dźwięku. Takie zawężenie pojmowania formy pisemnej prowadzi właśnie do sytuacji, w której aktualne prawo staje się wyraźnie niedostosowane do rzeczywistości technologicznej. Ta sama treść oświadczenia woli
sporządzona na papierze w formie pisemnej (a więc zaopatrzona w podpis własnoręczny) zeskanowana lub wysłana faksem – mimo iż nadal będzie czytelna i wyraźna, a różnica będzie polegała wyłącznie na innym egzemplarzu nośnika, na tym, że skan i faks są kopiami treści oryginału, nie będzie już w rozumieniu prawa formą pisemną. Gołym okiem widoczny fakt, że mamy do czynienia z kopią odbiera pewność, że jest ona treściowo tożsama z treścią oryginału – czyli jest słabsza dowodowo. Jeśli jednak twórca pisma ponownie podpisze własnoręcznie ową kopię, znowu będzie to „zachowanie formy pisemnej”. Przepisy Art. 781. § 1 Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2024 poz. 1061) nie pozostawiają w tej kwestii żadnych wątpliwości. Proponuje się jednak pojmowanie formy pisemnej (z uwagi na jej jednoznaczność, co w obrocie prawnym ma fundamentalne znaczenie), jak niżej z zastrzeżeniem, że zawsze - niezależnie, czy mowa jest o dokumencie papierowym czy elektronicznym - chodzi o dokument podpisany przez właściwą osobę w sposób jednoznaczny i bez żadnych wątpliwości – niezaprzeczalnie, w sposób umożliwiający jednoznaczną i pewną identyfikację podpisującego.
Numerowane pola na rysunku stanowiące część wspólną prostokątów symbolizujących poszczególne formy przekazu informacji i obwiedzionych czarnymi liniami pól symbolizujących nośniki, na których informacja została zapisana, oznaczają różnego rodzaju dokumenty, z jakimi w praktyce spotykają się urzędnicy. Należy zwrócić uwagę, że o ile formy przekazu informacji mogą w jednym dokumencie występować wspólnie (dlatego prostokąty symbolizujące różne formy przekazu informacji mogą się pokrywać), o tyle nośniki są albo elektroniczne, albo nieelektroniczne – i z tego powodu pola wyobrażające postaci nośników nie nakładają się (ich krawędzie nie przecinają się). Prostokąty leżące poza obszarami nośników o różnej postaci nie są numerowane, ponieważ informacja nieutrwalona nie będzie rozumiana jako dokument. Samo utrwalenie też nie zapewnia jeszcze wszystkich atrybutów dokumentu (niezmienność treści, możliwość ustalenia autora, daty utworzenia)
W poniższej tabeli pokazano w nieco innej formie – tabelarycznej – znaczenie poszczególnych numerowanych pól – znakiem „x” oznaczono pokrywające się obszary, którym odpowiada numer w lewej skrajnej kolumnie:
- Dokument graficzny - zdjęcie, mapa, rysunek na papierze, podpisane własnoręcznie
- Dokument tekstowy na papierze, podpisany własnoręcznie lub systemowo (identyfikator umożliwiający pobranie treści oryginalnej ze źródła, jak np. wyciąg z KRS czy z REGONu)
- Dokument tekstowy zawierający rysunki na papierze podpisany własnoręcznie lub systemowo (identyfikator umożliwiający pobranie treści oryginalnej ze źródła)
- Dokument tekstowy zawierający rysunki - w postaci elektronicznej, podpisany elektronicznie
- Dokument tekstowy w postaci elektronicznej, podpisany elektronicznie
- Np. film udźwiękowiony z napisami zrealizowany cyfrowo i podpisany
- Np. film udźwiękowiony (bez napisów) w postaci elektronicznej, podpisany
- Obraz lub sekwencje obrazów w postaci elektronicznej, bez dźwięku, elektronicznie podpisane
- Nagranie dźwiękowe w postaci elektronicznej, elektronicznie podpisane
Jak widać, w postaci elektronicznej zapisać można dwukrotnie więcej typów dokumentów (co odpowiada dzisiejszym potrzebom i poziomowi technologicznego zaawansowania społeczeństwa informacyjnego), niż w postaci papierowej.
Środki przekazu informacji muszą być tak dobrane, by odbiorca tej informacji był w stanie odebrać to, co nadawca przekazać zamierzał – bez zniekształceń, czyli bez utraty istotnej części informacji. Oznacza to, że w pewnych typach dokumentów trzeba będzie użyć zarówno tekstu, jak i obrazu. Jak do tej pory, informację w formie tekstowej i graficznej zapisać można było na papierze. Jeśli jednak chcielibyśmy dodać informację w formie filmu (sekwencja grafik) i dźwięku, musielibyśmy zmienić rodzaj nośnika i zastosować dodatkowe urządzenie umożliwiające odczyt tak zapisanej informacji. I właśnie w tym miejscu z pomocą przychodzi informatyka ze swoimi narzędziami – zapisu informacji w sposób umożliwiający gęste jej upakowanie, szybki i bezbłędny odczyt, przekazywanie na duże odległości w krótkim czasie, powielanie bez utraty jakości. Ten zapis może być zapisem zarówno niewielkiego objętościowo dokumentu, jak i kilkugodzinnego filmu. Niech przykładem będzie stosunkowo niedawno wprowadzona rejestracja rozpraw sądowych, w czasie których nagrywany jest dźwięk oraz obraz. Podobnie, rejestracja audiowizualna sesji rady miasta czy otwarcia ofert przetargowych może odbywać się elektronicznie – i pliki takie, jeśli zostaną opatrzone podpisami elektronicznymi – staną się dokumentami.
Należy zwrócić uwagę, że wszystkie wymienione wyżej korzyści ze stosowania narzędzi informatyki są uniwersalne. Wszędzie bowiem możemy mieć do czynienia z zapisywaniem i przekazywaniem informacji tekstowej, graficznej czy audialnej (dźwiękowej) bez względu na obszar zastosowania; w administracji, wymiarze sprawiedliwości, biznesie, bankowości, ochronie zdrowia, sporcie itd. Twierdzenie, że w jakimś sektorze nie można zastosować narzędzi informatycznych i dokumentów w postaci elektronicznej, że musi być stosowany nośnik papierowy nie znajduje obecnie merytorycznego ani technicznego uzasadnienia. Przeszkodą może być wyłącznie organizacyjna niezdolność i trudne do przełamania bariery mentalne.
Dzięki możliwości zapisu dowolnej informacji jako ściśle określonej sekwencji stanów binarnych (dwóch, dających się jednoznacznie odróżnić stanów – otwór/brak otworu, czarny/biały, 0/1, namagnesowany/nienamagnesowany, odbija/rozprasza światło itd.), dokonuje się zmiana cywilizacyjna, która umożliwia znaczące obniżenie kosztów zapisu, przechowywania i przesyłania informacji przy jednoczesnym ogromnym wzroście efektywności tego przekazu, a także zapewnieniu związania treści z ich twórcą. Dzięki oprogramowaniu interpretującemu te sekwencje zero-jedynkowe urealniają się i prezentują zgodnie z zamierzeniami nadawcy - wolne są od zakłóceń wprowadzanych przez pośrednie przetwarzania (drukowanie na papierze, a później skanowanie zadrukowanego papieru).
