Dokument

Dokument - zapisana na nośniku informacja, spełniająca pewne minimalne wymagania dotyczące zarówno struktury i wzajemnych relacji między elementami tej struktury, jak i sposobu zapisu, umożliwiającego odtworzenie i przekazanie odczytanej informacji.

Dokument – w uogólnionej definicji rzeczowe świadectwo jakiegoś zjawiska sporządzone w formie właściwej dla danego czasu i miejsca; (Dokument wg. Wikipedii)

Dokument

Dokument jest ostatnim z czterech elementów e-usługi, najbardziej rozbudowanym znaczeniowo i najtrudniejszym do określenia z uwagi na wielość kontekstów, w jakich może się pojawiać i w jakich może być użyty. Z uwagi na fakt, że z pojęciem dokumentu związanych jest najwięcej niejasności i trudności interpretacyjnych, opisany on będzie poprzez pokaz konkretnych przypadków, zarówno rzeczywistych jak i fikcyjnych. Omawiane przypadki dotyczyły będą zarówno samych dokumentów, zarówno papierowych jak i elektronicznych, a także czynności dokonywanych z użyciem dokumentów. Punktem wyjścia będzie najogólniejsze określenie dokumentu rozumianego jako pewien byt, z którego można wywodzić skutki prawne. Dla pewności obrotu prawnego dokument powinien mieć atrybuty dowodu, tj. powinien posiadać cechy niezmienności niesionej informacji w okresie, w którym powinien istnieć w celu umożliwienia poznania i ustalania faktów z którymi jest związany, a także ustalenia pewnych danych, takich jak data i czas jego powstania oraz możliwości jednoznacznego ustalenia osób związanych z tym dokumentem, w szczególności osób go podpisujących. W celu lepszego wyeksponowania przypadków pokazywane one będą w odniesieniu do schematycznych rysunków przedstawiających omawiany element drzewa cech dokumentu i działań, jakie w odniesieniu do niego mogą być podejmowane. Rysunek Dokument przedstawia istotne cechy dokumentu, które muszą być w każdym przypadku indywidualnie analizowane. Od wyników tej analizy zależała będzie kwalifikacja dokumentu, jego wartość informacyjna oraz moc dowodowa.

Dokument i jego cechy

Pierwszą z cech dokumentu jest jego forma. Forma jest sposobem wyrażenia treści dokumentu, informacji, które on niesie. Dokument może mieć formę tekstową (np. decyzja administracyjna), przy czym tekst może być dla lepszego wyrażenia pewnych zależności przedstawiony jako tabela lub tekst zwarty, podzielony na akapity. Istotą tej formy jest wyrażenie przekazu informacji za pomocą słów i cyfr – bez względu na nośnik. Zatem dokumentem tekstowym będzie zarówno przywołana wyżej decyzja administracyjna mająca postać elektroniczną (plik w formacie .doc, .docx, .rtf, .odt, .pdf) jak i wydruk treści tej decyzji na papierze. Zwraca się jednak uwagę, że jest to tylko forma przekazu informacji, utrwalona na nośniku elektronicznym lub papierowym. Oprócz formy tekstowej, istnieją jeszcze inne sposoby przekazu informacji – zdjęcia, rysunki, wykresy, mapy, które nazywamy formą graficzną. Istnieją jeszcze inne formy - forma mieszana – będąca połączeniem wcześniej wspomnianych, forma dźwiękowa (audialna) i w końcu audiowizualna, które obecnie utrwalane są w postaci elektronicznej.

Owa postać, to cecha dokumentu, którą określa się rodzaj nośnika, na którym treść w jakiejś formie jest utrwalona. Mówimy wtedy – po utrwaleniu tej treści na jednym z wymienionych nośników, że mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym lub papierowym. Nie jest to jeszcze jednak dokument w rozumieniu, jakie podane zostało w definicji – brak bowiem podpisu – ale o tym będzie mowa dalej. Jak widać, forma dokumentu jest pierwotna w stosunku do jego postaci, bowiem najpierw musi powstać zamysł, wyobrażenie treści dokumentu, a dopiero później jej utrwalenie. Jest też oczywiste, że wymienione cechy (forma i postać) muszą współistnieć, by mógł powstać dokument. Czynnikiem mającym wpływ na powstanie dokumentu jest sposób, w jaki jest on tworzony, czyli format. Ma on znaczenie dla czytelności oraz nakładu pracy niezbędnego do utworzenia dokumentu, a także dla wygody późniejszego operowania zawartością dokumentu. Inaczej tworzy się dokument „od zera”, a inaczej, jeśli można wykorzystać wzór, który w dodatku pozwala uzyskać dokument częściowo wypełniony danymi, zawartymi w słownikach czy danych konta należącego do twórcy pisma. W systemach elektronicznego zarządzania dokumentami stosowane są również szablony, które umożliwiają zachowanie odpowiedniego układu elementów informacyjnych pisma – ich rozlokowania w stosunku do siebie. W taki sposób tworzone są naturalne dokumenty elektroniczne. Naturalny dokument elektroniczny powinien być tworzony kompletnie – tak, aby po jego utworzeniu nie były potrzebne żadne czynności, które zazwyczaj wymagały po utworzeniu dokumentu jego wydruku na papierze, w celu uzupełnienia numeru kancelaryjnego, daty, pieczątki imiennej podpisującego oraz jego własnoręcznego podpisu, a także wykaz ewentualnych załączników. Wszystkie te dane muszą być już wcześniej umieszczone w treści dokumentu, by można było go elektronicznie podpisać. W przypadku podpisywania dokumentów w systemie EZD istnieje możliwość automatycznego uzupełniania pól na dokumencie w momencie złożenia podpisu elektronicznego (np. daty i miejsca podpisania, osoby podpisującej itp.).

Dokumenty w postaci elektronicznej mogą także powstawać jako odwzorowania cyfrowe dokumentów utworzonych pierwotnie najczęściej na papierze, a później skanowanych lub fotokopiowanych cyfrowo i zamienianych najczęściej na dokumenty w formacie .pdf (nieprzeszukiwalnym, tzn. niepozwalającym na odszukanie konkretnego ciągu znaków po wciśnięciu klawiszy Ctrl+F aktywujących wyszukiwarkę wyrazów w tekście). Odwzorowania cyfrowe tworzy się w podmiotach, w których osoby uprawnione do podpisywania dokumentów wychodzących są „elektronicznie niepiśmienne”, tzn. z różnych przyczyn (mentalnych, organizacyjnych) nie są w stanie podpisać dokumentu elektronicznie, a podpis mogą złożyć wyłącznie własnoręcznie na pieczątce imiennej, zawierającej w treści imię, nazwisko i stanowisko, uczytelniającej własnoręczny podpis, charakterystyczny dla danej osoby, ale zwykle będący nieczytelnym znakiem graficznym.

Odwzorowania cyfrowe, będące kopiami wydruków na papierze są już siłą rzeczy skażone utratą pewnych informacji, wynikającą z jakości skanowania (rozdzielczości skanera), zamiany barw na odcienie szarości lub tylko na kolor czarno-biały, co może prowadzić do całkowitej nieczytelności pewnych fragmentów treści dokumentu. Jeśli na dodatek odwzorowanie cyfrowe wykonywane jest z kopii kserokopii, która już sama jest kopią, efekty mogą być zupełnie niezgodne z celem działania. Co do zasady – jeśli jakaś informacja nie ma rzeczywistego znaczenia w procesie jej przekazywania – nie powinna być przesyłana, ponieważ stanowi jedynie „szum”. Zatem jednoznaczność odczytu treści dokumentu i jego pełna czytelność są kolejnymi warunkami poprawności procesu tworzenia dokumentu. Jednoznaczność odczytu każdego znaku gwarantuje albo wysoka jakość odwzorowania cyfrowego, co niesie za sobą z reguły znaczny wzrost wielkości (rozmiaru, objętości) przesyłanego pliku, przy założeniu, że każdy znak jest jednoznaczny (litera, cyfra, znak interpunkcyjny itd…), albo przesyłanie dokumentu oryginalnego – naturalnego dokumentu cyfrowego.

Plik będący odwzorowaniem cyfrowym dokumentu w postaci papierowej – by był dokumentem, powinien być podpisany elektronicznie – w rozumieniu funkcji podpisu jako technicznego zabezpieczenia przed niekontrolowaną modyfikacją. Podpis – stanowiący wyrażenie woli/akceptacji treści pisma, umieszczany pod jego treścią (na imiennej pieczątce) - na pliku cyfrowo odwzorowanym znajduje się zawsze (chociaż często jest to nieczytelny podpis na nieczytelnej pieczątce!), natomiast pliki będące naturalnymi dokumentami elektronicznymi bywają podpisywane elektronicznie mimo niepełnej treści (niekompletna data, zawierająca jedynie rok i miesiąc, niekompletny numer kancelaryjny oraz brak imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby podpisującej treść dokumentu, kończącego się słowami „z poważaniem”). Jest to błąd, ponieważ treść pisma, po wydrukowaniu, powinna być kompletna. Podpis elektroniczny dotyczy bowiem jedynie dokumentu w postaci elektronicznej – bo tylko w odniesieniu takiego dokumentu można dokonać procesu weryfikacji. To, że jednocześnie może spełniać on drugą funkcję, jako powiązanie konkretnej osoby fizycznej z podpisywanym dokumentem, jest sprawą odrębną.

W tym momencie należy wspomnieć o odnotowanych już praktykach, związanych z tworzeniem i podpisywaniem dokumentów przesyłanych przez podmioty publiczne, które to praktyki z punktu widzenia sensowności działania, bezpieczeństwa obrotu prawnego i wiarygodności dokumentów są niewłaściwe:

Tworzenie pliku stanowiącego odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego (podpisanego własnoręcznie przez osobę uprawnioną), podpisane elektronicznie przez inną osobę (np. pracownika kancelarii) w celu zapewnienia integralności i potwierdzenia źródła – podmiotu z którego pismo zostało wysłane i przesyłanie go do odbiorcy niezależnie od przesłania owego oryginalnego dokumentu papierowego;
Tworzenie pliku stanowiącego naturalny dokument elektroniczny, z pozostawionymi pustymi miejscami na późniejsze uzupełnienie daty, numeru pisma oraz imienia, nazwiska i stanowiska osoby, która miała podpisać pismo, drukowanie, uzupełnianie brakujących danych, ręczne podpisywanie, a następnie skanowanie w celu stworzenia pliku nadającego się do przesłania środkami komunikacji elektronicznej.

Podpis elektroniczny jest ostatnim z elementów, który tworzy dokument w jego rozumieniu jako potencjalnego dowodu. Osoba składająca podpis elektroniczny nie tylko podpisuje go w znaczeniu tradycyjnym, jako wyrażająca akceptację treści znajdującej się powyżej jawnie wyszczególnionych w piśmie jej imienia, nazwiska i stanowiska, umieszczonych w treści dokumentu w miejscu, w którym zazwyczaj w wersji papierowej przystawia się pieczęć imienną, ale jednocześnie dokonuje zabezpieczenia treści podpisywanego dokumentu przed niekontrolowaną zmianą.

Definicje dokumentu

Dokument jest jednym z najtrudniej definiowalnych pojęć. Pojawienie się dokumentów elektronicznych obok dokumentów papierowych pozwoliło jednak wyodrębnić pewne cechy wspólne, które – niezależnie od postaci – są cechami dokumentów, pojmowanych jako potencjalne dowody. Jeśli bowiem celem tworzenia dokumentu jest utrwalenie pewnej informacji, to wiadomym jest, że informacja ta musi być później odczytywalna, wiarygodna, zabezpieczona przed niekontrolowaną zmianą, umiejscowiona w czasie i miejscu. Informacja nie musi być jednak trwale związana z tym samym nośnikiem, na którym została pierwotnie zapisana. Właśnie z uwagi na możliwość degradacji nośników możliwość przenoszenia informacji na inne nośniki jest jednym ze sposobów zabezpieczenia jej przed utratą, podobnie jak możliwość zwielokrotnienia zapisanej informacji. Niezależnie od powyższego, dokument musi mieć swojego twórcę, choć niekiedy będzie on wynikiem działania pewnego systemu, który wytworzy dokument w wyniku wcześniej zaprogramowanych procedur. Wydaje się, że można byłoby przyjąć także następującą definicję dokumentu:

Dokument – informacja stanowiąca odrębną całość znaczeniową, wyrażona w dowolnej formie, utrwalona w dowolnej postaci, możliwa do jednoznacznego wielokrotnego odczytania, przesłania i zapisania, której powstanie daje się powiązać z czasem, miejscem i okolicznościami jej wytworzenia, i która jest zabezpieczona przed niekontrolowaną modyfikacją.

Elementy powyższej definicji również muszą być szczegółowo wyjaśnione. Należy pamiętać, że dokument jest rzeczą, pewnym przekazem informacji utrwalonym na jakimś nośniku (kartce papieru lub informatycznym nośniku danych), a forma czynności prawnej jest działaniem, czynnością mniej lub bardziej rozbudowaną, wykonywaną przez jedną lub więcej osób. Odróżnianie tych subtelności jest niezbędne przy rozpatrywaniu cech, jakie mogą charakteryzować zapis informacji, który w wyniku badania będzie można zakwalifikować jako dokument o słabszej lub silniejszej mocy dowodowej. W szczególności konieczne jest rozróżnianie formy wyrażenia pewnego przekazu informacji (tekstem, grafiką, dźwiękiem, sekwencją obrazów i wszelką kombinacją wymienionych form), ponieważ w środowisku elektronicznym e-administracji informację zawsze daje się zapisać jako skończony ciąg stanów binarnych, zer i jedynek, które oprogramowanie przekształca do formy czytelnej dla człowieka lub komputera.

W Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady Dz.U.UE.910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE znajdujemy następującą definicję dokumentu elektronicznego: „dokument elektroniczny” oznacza każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne.

Jak widać, w definicji tej nie ma mowy o jakiejkolwiek całości znaczeniowej czy zabezpieczeniu przed niekontrolowaną modyfikacją, a więc dokument niekoniecznie musi posiadać moc dowodową; jej zapewnienie jest sprawą odrębną. Do zapewnienia dokumentowi cech dowodu używa się usług zaufania, o których również jest mowa w ww. rozporządzeniu oraz ustawie Dz.U.2024.422

Dokument elektroniczny doczekał się ciekawego opracowania, dostępnego zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej: Dokument elektroniczny - przewodnik i katalog dobrych praktyk. Warto zwrócić uwagę, że autorzy dopuszczają także "mieszaną" postać dokumentu (we wspomnianym opracowaniu str. 34, przypis 51). Z pewnością problematyka dokumentów w postaci "mieszanej" będzie przedmiotem prac specjalistów (archiwistów, pismoznawców, informatyków) w najbliższych latach. Wprowadzenie takiej kategorii skomplikuje prosty jak dotąd schemat obrazujący dokumenty w różnych formach i postaciach, jednak sam fakt, że daje się dokumenty tego typu wskazać, jest wystarczający do podjęcia wyzwania dokonania naukowego opisu stanu rzeczy.