Środki komunikacji elektronicznej
Środki komunikacji elektronicznej - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczta elektroniczna; (Dz.U.2020.344 j.t.).
Poziomy świadczenia e-usług
Powyższa definicja dobrze ilustruje istotę środków komunikacji elektronicznej – trzeciego z czterech elementów e-usługi. Urządzenia teleinformatyczne oraz narzędzia programowe łącznie tworzą kanał komunikacyjny, bez którego świadczenie usług drogą elektroniczną w dowolnym czasie i miejscu (z punktu widzenia usługobiorcy) byłoby niemożliwe, ponieważ nie dochodziłoby do przesyłania danych i dokumentów niezbędnych usługodawcy do realizacji e-usługi wszczętej przez usługobiorcę.
Wszczynanie sprawy realizowanej drogą elektroniczną może odbywać się w różny sposób – uzależnione jest to od rodzaju tej usługi, która może być świadczona na jednym z czterech poziomów: informacyjnym, interakcyjnym, transakcyjnym i integracji.
Poziom informacyjny - usługodawcy publikują informacje na stronach WWW, w BIP, a usługobiorcy przeglądając opublikowane informacje (np. o zamówieniach publicznych) na swoich komputerach albo w kioskach informacyjnych uzyskują potrzebne informacje.
Poziom interakcyjny - usługobiorca może komunikować się drogą elektroniczną z poszczególnymi, pojedynczymi usługodawcami (ściślej – z ich pracownikami), ale usługodawcy nie zawsze komunikują się drogą elektroniczną. W obecnym jednak stanie prawnym, w świetle art. 391 Kpa usługodawcy muszą dostosować się do życzeń usługobiorców odnośnie wybranego przez nich środka komunikacji.
Poziom transakcyjny - usługobiorca korzysta z odpowiednio przygotowanych aplikacji, udostępnianych przez usługodawców na stronach internetowych, komunikuje się drogą elektroniczną, a odpowiednio przygotowane aplikacje realizują usługę. Taki poziom możliwy jest jednak tylko w szczególnych przypadkach, gdy procedura załatwiania sprawy jest dobrze zalgorytmizowana, tzn. poprawne działanie usługobiorcy oraz usługodawcy zawsze prowadzi do jej zakończenia, ponieważ system uwzględnia wszystkie mogące zaistnieć przypadki oraz stosowne komunikaty, pomagające usługobiorcy przejść przez tę procedurę. Środki komunikacji elektronicznej w takim przypadku muszą być niezawodne, gdyż nie można dopuścić do stosowania środków niedających pewności co do skuteczności transmisji danych czy pewności co do samego faktu przesłania dokumentów.
Poziom integracji - usługobiorca, korzystając z portalu o określonym, dedykowanym przeznaczeniu używa aplikacji udostępnionej przez usługodawcę, instalowanej na komputerze usługobiorcy, tworzącej środowisko niezbędne do rozpoczęcia korzystania z usługi. System udostępnia wszelkie niezbędne informacje i narzędzia pozwalające na kompletne załatwienie nawet złożonej sprawy, wymagającej pobrania informacji od innych usługodawców (urzędów) – np. w celu weryfikacji danych podawanych przez usługodawcę, zabezpieczenia go przed popełnieniem elementarnych błędów itd. Oprogramowanie takie udostępniane jest przez usługodawcę jako aplikacja wykonywalna. W celu udostępnienia złożonej usługi konieczne jest wcześniejsze przygotowanie systemów teleinformatycznych i baz danych oraz rejestrów współdziałających podmiotów. Przy tego rodzaju usłudze usługobiorca proszony jest o wypełnienie elektronicznego formularza, gromadzącego niezbędne dane, wśród których znajdują się również dane identyfikujące osobę usługobiorcy, pozwalające na dokonanie pewnych kontrolnych weryfikacji. Systemy wewnętrzne usługodawców współdziałające w realizacji takiej złożonej usługi są zintegrowane na bazie zalgorytmizowanych procesów administracyjnych. Poziom integracji stwarza możliwość dokonania wszystkich czynności niezbędnych do załatwienia danej sprawy urzędowej drogą elektroniczną – od uzyskania informacji, poprzez pobranie odpowiednich formularzy i po ich wypełnieniu odesłanie ich drogą elektroniczną, a także, jeśli są wymagane, wniesienie opłat (przelewem, kartą płatniczą itp.). Również w tym przypadku środki komunikacji elektronicznej muszą być szczególnie niezawodne.
Poziom personalizacji - usługobiorca za pomocą osobistego konta jest w stanie załatwić swoje sprawy w interakcji z administracją (NIE z jednym urzędem). W praktyce sprowadza się do tego, że usługobiorca ma swoje konto w portalu, umożliwiającym realizację usług eAdministracji. UWAGA: poziom czwarty nie wymusza zakładania kont!
Środki komunikacji elektronicznej - możliwości
Opisane wyżej usługi realizowane są w oparciu o bezpośrednią komunikację polegającą na korzystaniu usługobiorcy z systemów teleinformatycznych udostępnianych przez usługodawcę. Jednak w praktyce usługobiorcy najchętniej woleliby korzystać z możliwości przesyłania dokumentów pocztą elektroniczną, a w przypadku najprostszych usług – poprzez korzystanie z portalu udostępnionego przez usługodawcę. Istnieje kilka możliwości przesyłania dokumentów za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej; należą do nich:
- Elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) lub regionalna platforma elektronicznych usług publicznych
- Elektroniczna Skrzynka Podawcza poza ePUAP
- Poczta elektroniczna
- Dedykowany system, przeznaczony do komunikacji z usługodawcą i przez niego zarządzany
- SMS, najnowszej generacji faksy
E-usługi wymagają stosowania środków komunikacji elektronicznej we wzajemnych relacjach między usługodawcami a usługobiorcami. W definicji wskazano „w szczególności pocztę elektroniczną”, ponieważ w czasach, gdy jej używanie stało się już dość powszechne, wielu administratywistów i prawników miało wątpliwości, czy taki środek komunikacji może być w ogóle uznany. Chodziło o zachowanie dowodowości postępowania, o pewność przekazywania przesyłek, o identyfikację stron postępowania, a nawet o archaiczne już dzisiaj rozumienie pojęcia „pisemności”, rozumianego jako pisma na papierze podpisanego własnoręcznie przez wnioskodawcę. Rozpatrując jednak środki komunikacji elektronicznej w kontekście jednego z głównych elementów składowych e-usług – w których co do zasady nie używa się nośnika papierowego, poczta elektroniczna jest z całą pewnością ważnym elementem – tak ważnym, jak listy zwykłe w odniesieniu do korespondencji z wykorzystaniem dokumentów w postaci papierowej. Dokumenty papierowe przesłane zwykłą pocztą również mogą nie docierać do adresatów, również mogą zawierać braki formalne czy merytoryczne, również nie dają pewności co do tożsamości osoby, która je podpisała, a jednak nikt takich przesyłek nie kwestionuje. Wobec tego nieufne podejście do poczty elektronicznej wymaga rewizji; szczególnie, że obecnie wykorzystuje się ją między innymi jako dodatkowy, pomocniczy środek komunikacji, np. do powiadomienia o nadejściu „przesyłki poleconej” w systemie ePUAP czy w systemie e-doręczeń, o którym mowa w ustawie o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U.2024.1045).
